Verwendung der Dateiablage

Als Alternative zum Google Drive haben wir unsere eigene Dateiablage auf werkzeug.mehalsgmues.ch. Auf diese haben Mitglieder mit ihrem meh als gmües login Zugriff. Die Dateiablage läuft mit der open source Software Nextcloud (Nachfolger von Owncloud). Du findest mit diesem Namen zahlreiche Anleitungen im Internet, die auch auf unsere Dateiablage anwendbar sind.

Allgemein

Migrationsstrategie

Längerfristig, sollen alle Dokumente in unsere eigene Dateiablage umziehen. Dieser Wechsel soll organisch und nicht erzwungen stattfinden, um Stolpersteine zu minimieren. Konkret sieht die Migrationsstrategie wie folgt aus:

Neue Dokumente können wo möglich und sinnvoll in die neue Dateiablage gelegt werden. Die Wahl ist der*m Ersteller*in des Dokuments überlassen.
Alte Dokumente, die nicht mehr verändert werden (6 Monate unverändert), werden von der IT aus dem Google Drive ins Archiv verschoben, welches sich in der neuen Dateiablage befindet.

Warum nicht Google Drive?

Technische Gründe:

In Google Drive gehören die Dokumente dem*r Ersteller*in und können nur Bedingt übertragen werden und von dem*r Ersteller*in selbst, was bei Ausstieg von BG-Mitgliedern quasi dazu führt, dass diese ihre eigenen meh als gmües Dokumente behalten müssen.
Die Speicherplatzlimitierung ist individuell und kann nicht zentral erhöht werden.
Generell ist keine Zentrale Verwaltung der Dokumente durch die IT möglich.

Hinweis: Die obigen Limitierungen könnten auch Beseitigt werden, indem wir ein Business Google Drive einrichten für CHF 5.50 pro Benutzer*in und Monat.

Weitere Gründe

Mit Google Drive benötigen Mitglieder ein Google-Konto um an Dokumenten mitwirken zu können. Die meisten haben das bereits, aber wir wollen diese Abhängigkeit nicht zusätzlich verstärken.

Darf ich Google Drive noch verwenden?

Ja!

Wenn du Funktionalitäten von Google Drive benötigst, die Nextcloud noch nicht bietet, wie z.B. die Bearbeitung von Office-Dokumenten auf Mobilgeräten oder die Erstellung von interaktiven Karten, ist Google Drive weiterhin eine gute Wahl. Wenn du nicht sicher bist, ob eine Funktion auch auf Nextcloud verfügbar ist, probiere es aus, oder kontaktiere die IT.

Wer darf die Ablage benutzen?

Alle Mitglieder.

Sie haben einen Zugang über ihr meh als gmües Konto mit einer Speicherplatzlimite von 100MB. Wer mehr benötigt, kann dies beantragen.

Ordner-Struktur

Der Ordner meh als gmües ist für die ganze BG sichtbar. Darin sind Ordner nach Bereichen unterteilt.

Der Archiv-Ordner kann nur gelesen werden. Wenn du eine Datei darin bearbeiten musst, erstelle eine Kopie davon.

Die Mitglieder können alles sehen, aber nicht bearbeiten im Ordner Mitglieder auf höchster Ebene. Verwende diesen Ordner um Dokumente mit Mitgliedern zu teilen.

Aktive AGs haben einen eigenen Ordner unter AG deren Inhalt der AG gehört, unabhängig davon welche Mitglieder dort dazukommen oder gehen. Diese Ordner werden von der IT verwaltet und auf Anfrage erstellt.

Dateien Freigeben

Freigabe an alle Mitglieder

Lege das Dokument im Ordner "Mitglieder" auf oberster Ebene ab.

Klicke bei der Datei oder beim Ordner auf das Teilen-Symbol oder rechts in der Zeile.
Klicke auf das Kopieren-Symbol bei "Interner Link" um den Link zum teilen zu kopieren.

Freigabe innerhalb der Betriebsgruppe

Die BG hat grundsätzlich Zugriff auf den "meh als gmües"-Ordner.

Stelle sicher, dass deine Datei oder dein Ordner irgendwo im "meh als gmües"-Ordner ist.
Klicke bei der Datei oder beim Ordner auf das Teilen-Symbol oder rechts in der Zeile.
Klicke auf das Kopieren-Symbol bei "Interner LInk".

Um neuen Betriebsgruppen-Mitgliedern zugriff zu geben oder alte zu entfernen, kontaktiere die IT.

Freigabe innerhalb einer AG

Falls du noch keinen hast, beantrage einen AG Ordner bei der IT.

Um Dokumente mit deiner AG zu teilen, lege das Dokument im entsprechenden Ordner unter AG ab.

Bei den meisten AGs werden die Mitglieder in "Teams" selbst verwaltet.

Öffne die Kontakte-App in Nextcloud.
Klicke rechts auf das Team deiner AG.
Klicke dann in der Mitte auf "+ Mitglieder Hinzufügen" und gib den vollständigen Namen des Mitglieds ein, das du hinzufügen möchtest und bestätige.
- Falls du hier keinen Namen eingeben kannst, hast du nicht die nötigen Rechte, aber du siehst wer Besitzer*in oder Admin des Teams ist. Frage diese Person an um weiter Mitglieder hinzuzufügen.
- Alternativ kannst du das Team öffnen und per Link teilen: Dazu rechts unten "Jeder kann eine Mitgliedschaft beantragen" und "Für jeden Sichtbar" anwählen. Danach kannst du rechts oben den "Link kopieren".

(Vorübergehende) Öffentliche Freigabe für alle mit dem Link

Verwende diese Methode für unkritische Dokumente. Alle die den Link haben, können damit das Dokument öffnen (und wenn gewünscht auch bearbeiten).

Dieser Link funktioniert höchstens so lange, wie du selbst auf das Dokument Zugriff hast. Falls du Dokumente mit Mitgliedern teilen möchtest folge stattdessen der Anleitung oben.

Klicke bei der Datei oder beim Ordner auf das Teilen-Symbol oder auf "Geteilt" rechts in der Zeile.
Klicke auf das + bei "Link teilen", wenn es noch keinen Link zum teilen hat oder auf das Kopieren-Symbol um den bestehenden Freigabe-Link zu kopieren.
Klicke auf die 3 Punkte um einzustellen, welche Zugriffsberechtigungen der Link ermöglicht. Hier kannst du auch weitere Freigabe-Links erstellen, mit anderen Berechtigungen (z.B. einer nur zum lesen und einer zum lesen und schrieben).

(Vorübergehende) Freigabe an bestimmte Mitglieder

Dieser Link funktioniert höchsten so lange, wie du selbst auf das Dokument Zugriff hast. Verwende diese Methode, wenn du ein Dokument oder Ordner nur für bestimmte Mitglieder freigeben willst. Beachte, dass das Mitglied nach dem meh als gmües passwort gefragt wird, wenn es nicht schon eingeloggt ist.

Klicke bei der Datei oder beim Ordner auf das Teilen-Symbol oder auf "Geteilt" rechts in der Zeile.
Gib im Eingabefeld "Name oder E-Mail-Adresse" oben den vollständigen Namen des Mitglieds ein.
- Du kannst nur Mitglieder auswählen, die schon einmal die Dateiablage geöffnet haben. Falls das Mitglied nicht zur Auswahl steht, teile das Dokument per Link und Schütze diesen wenn nötig mit Passwort.