Sommerfestplanung 2022: Unterschied zwischen den Versionen
KKeine Bearbeitungszusammenfassung |
KKeine Bearbeitungszusammenfassung |
||
Zeile 13: | Zeile 13: | ||
== Planungspunkte == | == Planungspunkte == | ||
=== Bewilligung der Stadtpolizei === | |||
=== Externe Koordination und Kommunikation === | === Externe Koordination und Kommunikation === | ||
[[Datei:Rundschreiben für die Nachbarschaft.png|mini|415x415px|Rundschreiben an die Nachbarschaft]] | |||
==== Nachbarschaft ==== | ==== Nachbarschaft ==== | ||
[[Datei:Sommerfestflyer 2022.png|mini|Sommerfestflyer 2022]] | [[Datei:Sommerfestflyer 2022.png|mini|Sommerfestflyer 2022]] | ||
Die Bewilligung der Stadtpolizei schrieb das Informieren der Nachbarschaft über Datum und Art des Events vor. Eine Kopie des Schreibens musste der Stadtpolizei zugesandt werden. Das Schreiben in A5-Format wurde inkl. einem Flyer in A6-Format in 1'000 Briefkästen verteilt. Vom Restaurant Waidhof/Bauernhof Waidhof aus entlang der Schwandelholzstrasse und der Strasse Wolfswinkel bis zur Zehntenhausstrasse/Bärenbohlstrasse wurden links wie rechts alle Liegenschaften bedient (ausser Alterszentrum Wolfswinkel); zudem noch ein Teil des Unterdorfs. | |||
'''Behörden''' | '''Behörden''' | ||
Die Bewilligung schrieb vor, Kontakt mit der Feuerpolizei und mit der Stelle für Suchtprävention aufzunehmen. Die Feuerpolizei forderte vor allem geeigente Löschvorrichtungen wie Feuerlöscher, Löschdecke oder Eimer voll Wasser bei den Grillstellen; die Suchtprävention auferlegte das Anbringen einer Hinweistafel bei der Bar bezüglich Ausschankverbot von Alkohol an unter 16-Jährige sowie von stärkerem Alkohol an unter 18-Jährige. | |||
==== Werbung ==== | ==== Werbung ==== |
Version vom 2. August 2022, 23:08 Uhr
Kontext und Eventkonzept
Kontext
Bedingt durch die globale COVID-19-Krise konnten in den Jahren 2020 - 2022 Grossveranstaltungen wie Sommerfeste etc. nicht / nur erheblich beeinträchtigt durchgeführt werden. Durch diese zeitliche Lücke wurde das Sommerfest 2022 grundlegend neu aufgebaut. Die Erfahrungen und Ergebnisse des Sommerfestes sind hier gesammelt, um die Organisation für zukünftige Events zu erleichtern.
Eventkonzept
Das für den Juli geplante Fest wurde als allgemeines Sommerfest geplant und durchgeführt. Angestrebt war bereits zu Beginn der Planungsphase ein Grillfest mit Getränkeangebot, Musikunterhaltung und Kinderprogramm. Durch Werbung sollten ebenso Nachbarn und nahestehende Organisationen eingebunden werden. Im Kontrast zu vorherigen Festen wurde die gesamte Organisation durch ein internes Organisationsteam gestellt und die anfallenden Arbeiten durch Arbeitseinsätze abgedeckt.
Finanziell lag das Augenmerk bei der Durchführung auf Kostendeckung, nicht auf Gewinn.
Planungsablauf
Planungspunkte
Bewilligung der Stadtpolizei
Externe Koordination und Kommunikation
Nachbarschaft
Die Bewilligung der Stadtpolizei schrieb das Informieren der Nachbarschaft über Datum und Art des Events vor. Eine Kopie des Schreibens musste der Stadtpolizei zugesandt werden. Das Schreiben in A5-Format wurde inkl. einem Flyer in A6-Format in 1'000 Briefkästen verteilt. Vom Restaurant Waidhof/Bauernhof Waidhof aus entlang der Schwandelholzstrasse und der Strasse Wolfswinkel bis zur Zehntenhausstrasse/Bärenbohlstrasse wurden links wie rechts alle Liegenschaften bedient (ausser Alterszentrum Wolfswinkel); zudem noch ein Teil des Unterdorfs.
Behörden
Die Bewilligung schrieb vor, Kontakt mit der Feuerpolizei und mit der Stelle für Suchtprävention aufzunehmen. Die Feuerpolizei forderte vor allem geeigente Löschvorrichtungen wie Feuerlöscher, Löschdecke oder Eimer voll Wasser bei den Grillstellen; die Suchtprävention auferlegte das Anbringen einer Hinweistafel bei der Bar bezüglich Ausschankverbot von Alkohol an unter 16-Jährige sowie von stärkerem Alkohol an unter 18-Jährige.
Werbung
Mit Plakaten in der naheliegenden Nachbarschaft wurden gezielt die umlegenden Anwohner informiert. Einzelne Plakate wurden in naheliegenden Firmen ausgehängt . @Maria/Peder: Wie sieht es aus Geschäften, GZs, Altersheimen etc - hatten wir das? Sonst können wir das als Optimierung aufnehmen
Flyer wurden in der näheren Umgebung in die einzelnen Briefkästen verteilt. Begleitet wurde der Flyer durch ein Schreiben über die zu erwartende Geräusch und Lichterkulisse. Dies war eine der Auflagen der Behörden. Der verwendete Flyer ist optimiert auf Druckbarkeit und Transport der Hauptinformationen. Cooporate Identity wurde beachtet. Die Gestaltung erfolgte mit MS Powerpoint.
Social Media
Ein intensiver Informationsfluss erfolgte über die gängigen Meh als Gmües Medien wie Telegram und die Wochenmail.
Auf Instagram wurden vereinzelt Beitrage gepostet. Eine Anfrage zum Teilen des Ereignisse durch das GZ Affoltern wurde nicht beantwortet. Eine bessere Nutzung von sozialen Medien sollte angestrebt werden.
Infrastruktur
Bauliche Anpassungen & Mobiliar
Musikbühne
Sitzplätze
Licht und Soundtechnik
Hygiene und Sanitär
- Sanitäre Anlagen waren regulär geöffnet. Auf ausreichen Verbrauchsmaterialien wurde geachtet. Ein weiteres Pissoir wurde ausgewiesen. Alle Orte waren durch eindeutige Hinweisschilder gekennzeichnet.
- Ein Schutzkonzept war durch den aktuellen Corona-Stand nicht notwendig.
- Erste Hilfe Koffer standen bereit und wurden zuvor inspiziert. Ein zertifizierter Ersthelfer war anwesend, die Dokumente dazu hinterlegt. Diese Punkten wurden im HSE Plan aufgeführt
HSES - Health Safety Environement Sustainability
Im Rahmen der Veranstaltungsbewilligung wurden ein HSES Konzept vorbereitet und ausgelegt.
- Health: Es wurden keine spezifischen Maassnahmen getroffen.
- Safety: Gemäss Plan wurden Fluchtwege und Sammelpunkte definiert. Gemäss behördlicher Anweisung wurden Feuerlöscher bereit gestellt. Einzelne Bereiche waren für Besucher nicht zugänglich. Offene Feuerstellen wurden generell überwacht.
- Environment: Eine Station zur Mülltrennung wurde eingerichtet und auffallend Beschildert. Mit Mehrweg Geschirr wurde versucht, die Müllmenge zu reduzieren.
- Sustainability: Reduktion vom Einweggeschirr
Bezahlsystem
Um eine ständige Handhabung von Bargeld zu vermeiden, wurden Wertkarten an der Bar verkauft. Diese wurden zu je 30 CHF verkauft. Wurden Waren gekauft, wurde pro Franken eine der 30 Kartoffeln gestrichen. Noch nicht voll genutzte Karten konnten gegen Geld zurück getauscht werden.
Die Karten konnten vor Ort mit Bargeld oder Twint bezogen werden und wurden an allen Stationen angenommen.
Unterhaltungsprogramm Musik & Kunst
Live Musik
Beispieltext
DJ
Beispieltext
Tanzeinlage
Unterhaltungsprogramm Kinder
Für die Kinder wurde durch die im Jahr 2022 gegründete AG Kinder ein Rahmenprogramm aufgestellt. Dies umfasste folgende Punkte:
Für die Kinder wurde zudem kostenfrei Sirup bereit gestellt.
Gartenführung
Neben den Mitgliedern und Angehörigen der Genossenschaft wurden speziell auch Nachbarn und Freunde angesprochen. Über den Tag verteilt wurden verschiedene Führungen in und um den Garten herum durch das Gartenteam angeboten indem die Besucher die Möglichkeit hatten, sich intensiver mit dem Areal und der Genossenschaft auseinander zu setzen.
Grill
Grillgut konnte von "Das Pure" oder der Buffetversorgung bezogen werden. Das Konzept vom offenen Grill wurden angewandt und kommuniziert. Es wurden zwei einzelne Grills zur Trennung von Fleisch und Vegetarisch/Veganen Optionen bereit gestellt.
Das Pure
Die Hauptversorgung mit Grillgut wurde in Kooperation mit https://www.daspure.ch/ gewährleistet. Es wurden 100 Würste (Brennnessel und Merguez) sowie 100 Tempeh bereit gestellt. Diese wurden tiefgefroren geliefert und konnten so zurück gegeben werden. Dies führte jedoch beim Grillieren zu Problemen mit der Gar Stufe.
Offener Grill
Um dem genossenschaftlichen Hintergrund des Festes zu folgen war es den Besuchern möglich eigene Grillade auf dem Grill zuzubereiten zu lassen. Hier kam es bei Stosszeiten zu Kappazitätsproblemen. Die Kommunikation erfolgte nicht klar genug.
Buffetware
Zur Unterstützung des Grillbetriebs wurden zudem vegetarische und vegane Grillspiesse sowie Bratwürste bereit gestellt.
Die Grillspiesse dienten primär als kostengünstige und konservativere Lösung zum Tempeh. Gleiches galt für die regulären Bratwürste, die durch die Poulet Basis auch muslimischen Gästen angeboten werden konnte.
Bar
Mengen und Getränkeauswahl
Kategorie | Sorte | Fla/Geb | Anz Geb | ltr/Glas | Preis | Kosten |
Bier | Appenzeller Quöllfrisch Lager Hell 4.8% | 1 | 8 | 0,3 | 4 | 1,02 |
Rotwein | Gamay Rouge Romand VDP 13.5% | 15 | 4 | 0,2 | 5 | 2,00 |
Weisswein | Féerie La Côte Rivaz AOC 11.5% | 15 | 4 | 0,2 | 5 | 2,26 |
Softdrink | Eistee, Alp Tea Classic BIO Tetra | 12 | 6 | 0,3 | 3 | 0,56 |
Vivi Kola Klassisch PET | 6 | 6 | 0,3 | 3 | 0,57 | |
Elmer Citro PET | 6 | 6 | 0,3 | 3 | 0,47 | |
Thomas Henry Tonic Water PET | 6 | 4 | 0,3 | 3 | 0,69 | |
Cocktail | Gin Tonic | 0,2 | 7 | 1,98 | ||
Cuba Libre | 0,2 | 7 | 2,05 | |||
Aperol Spritz | 0,2 | 7 | 4,31 |
Lieferant
Personal
Erfahrungen
Buffet
Bei der Buffetplanung wurden verschiedene Aspekte berücksichtigt, neben veganen und vegetarischen Optionen wurde Wert auf Laktosefreie und Glutenfreie Angebote gelegt. Am Buffet ausgelegte Schilder gaben die Inhaltsdeklaration an. Das Buffetpersonal wurde über Inhaltsstoffe und Zutaten aufgeklärt.
Weitere Aspekte bei der Planung waren das einbinden von eigenen Produkten, Diversität im Angebot (z.B. Kinderfreundliche Angebote), Kostenfaktor, Arbeitsaufwand und Handhabung. Durch die nicht klar abschätzbare Menge an Besuchern wurde eingeplant, einen Grossteil der Angebote vorzubereiten jedoch mit der Option bei Bedarf schnell Nachschub fertigen zu können.
Im Hauptgebäude wurden 3 grosse Tische zu einem Thekenbereich aufgebaut. Das Buffet wurde immer von min. 2 Personen betreut die die Verrechnung sowie die Ausgabe vornahmen. Die Portionsgrösse wurde dabei nicht klar definiert, nur als Richtwert aufgefasst, der nach Ermessen bewertet wurde.
Einkauf
Die Waren für das Buffet wurden durch 3 unterschiedliche Quellen neben dem eigenen Gemüse bezogen:
https://www.aldi-now.ch/de/ Wurde für die Lieferung am Samstagmittag für Brotwaren gewählt
https://www.coop.ch/ Wurde für die Grossbestellung aller benötigen Zutaten am Freitag Nachmittag gewählt
Im lokalen Maximsupermarkt wurde Kräuter und internationale Spezialitäten bezogen-
Durch die Bestellungen fielen kleinere Liefergebühren an, der Arbeitsaufwand konnte aber minimiert werden. Die Lieferungen an den gewählten Zeitpunkten erfolgen termingetreu und vollständig.
Salate
An Salaten wurde folgende Optionen gestellt:
Item | Menge | Ernährung | Kommentar |
---|---|---|---|
Kartoffelsalat | Rund 35 Portionen | Vegan | Kartoffeln aus dem Garten |
Bulgursalat | Aus 2.5 kg Bulgur und Gemüse | Vegan | Gemüse aus dem Garten |
Nudelsalat (Apfel & Käse) | Aus 4 kg Pasta | Vegetarisch | Etwas zu viel |
Nudelsalat (Rucola & Pesto) | Aus 3 kg Pasta | Vegetarisch | |
Hirtensalat | 2 grosse Salatschüsseln | Vegetarisch | |
Tofucrumble | 1 grosse Salatschüssel | Vegan | Scharf |
Rüeblisalat | Aus 4 kg | Vegan | Zu viel |
Die kalkulierte Menge an Salat wurde auf Annahme von 200g pP berechnet. Ebenso wurden rund 200 Portionen vorbereitet. Auf grünen Salat wurde wegen des Platzbedarfs verzichtet. U.a. für Nudelsalat und Bulgursalat waren haltbare Zutaten vorhanden um ggf. welchen nachzubereiten. Die Salate wurden kühl in dafür gekauften verschliessbaren Kunststoffboxen gelagert und Chargenweise auf das Buffet gebracht. Ca 80% der Salate konnten ausgegeben werden, klare Präferenzen konnten nicht erkannt werden.
Alle Salate wurden zu einem Preis von 3 CHF pP verkauft bei einem durchschnittlichen Selbstkostenpreis von rund 1 CHF.
Dipps
Item | Menge | Ernährung | Kommentar |
---|---|---|---|
Hummus | Aus 3 kg Kichererbsen = 60 Portionen | Vegan | Sehr arbeitsintensiv |
Bohnenmus | Aus 3 kg Bohnen = 60 Portionen | Vegan | Gut vorzubereiten |
Zaziki | Aus 2.5 kg Milchprodukten = 35 Portionen | Vegetarisch | |
Frischkäsecreme | Aus 1.5 kg Milchprodukten = 20 Portionen | Vegetarisch | Beliebt |
Tapenade | Aus 2 kg getrocknetem Gemüse / Oliven = 30 Portionen | Vegan | Beliegt |
Mit der kalkulierten Menge von 100 g pP für einen Preis von 1 CHF wurde die Portionsgrösse deutlich überschätzt. Die übrigen Dipps wurden im Anschluss an die Mitglieder von Meh als Gmües ausgegeben um Food-Waste entgegen zu wirken.
Brot
Es wurden diverse verschiedene Brote frisch durch den Lieferservice bezogen. Die Brotmenge wurde auf rund 80 g pP geschätzt. Diese Schätzung lag zu hoch, wobei hier auch die Ausgabe von Stockbrot einen Einfluss gehabt haben könnte. Der durchschnittliche Portionspreis von 0.6 CHF stand einem Verkaufspreis von 1 CHF gegenüber. Brot wurde geschnitten und am Buffet ausgegeben.
Desserts
Während am Nachmittag eine starke Nachfrage nach Kuchen bestand, wurden am Abend die klassischeren Creme-Desserts nachgefragt.
An Kuchen wurden 20 Stücke Zuchettikuchen sowie 50 Stücke Fantakuchen ausgeben. Mehr hätten problemlos verkauft werden können. Zudem wurde ein Bananenbrot gestiftet. Der Preis pro Kucheneinheit lag bei 2 CHF pP
Am Abend konnten 25 Portionen Tiramisu sowie rund 50 Portionen Cremdessert (Schwarzwälderkirsch) ausgeben werden zu einem Preis von 3 - 4 CHF. Auch hier war Nachfrage grösser als Angebot.
Snacks
Es wurden Snacks zur Verfügung gestellt um eine positivere Stimmung zu erzeugen und aufrecht zu erhalten und ebenso Durst anzuregen. Dazu wurden primär Salzstangen aber auch schokolierte Erdnüsse angeboten. Popcorn wurde eingekauft als Rohware jedoch nicht zubereitet.
Specials
Neben den klassischen Bestandteilen einer Grillfeier wurden weitere Produkte angeboten
- Stockbrot wurde in drei Variationen angeboten (Schokolade, Pizza, Nature). Der Teig wurde mit wenig Hefe am Vortag angesetzt und bei Bedarf in kleineren Chargen aus dem Kühlraum genommen. Es wurde insgesamt 6kg Stockbrotteig vorbereitet. Am beliebtesten war die Schokoladen-Variante. Zu einer "handvoll" Teig wurde ein Holzspiess gereicht (der zurück gebracht werden sollte) um das Schlangenbrot auf der Feuerschale zuzubereiten. Mit dem geringen Preis von 1 CHF / Portion Teig sollte der Unterhaltungsfaktor für Kinder unterstrichen werden.
- Es wurden weiterhin normale Hotdogs angeboten. Die Würste wurden dazu im warmen Wasser am Buffet gelagert und ausgegeben. Vegetarische Alternativen wurden mehrfach nachgefragt. Die Hotdogs dienten vor allem als Angebot für selektive Esser sowie als einfach und herzhafte Überbrückung bis zur abendlichen Grillstimmung. Von den 50 Hotdogs wurden 90% ausgeben zu einem Stückpreis von 2 CHF bei einem Selbstkostenpreis von ca 1 CHF.
- Schoko-Bananen stellten eine weitere Dessertoption dar. Die Bananen wurden mit Bio Schokolade angeboten für 2 CHF. Von den 10 kg Bananen konnten rund 6 kg verkauft werden.
Item | Anzahl verfügbar | Anzahl verkauft | Verkaufte Ware | Selbstkosten | Verkauf | Marge |
---|---|---|---|---|---|---|
Stockbrot | 50 - 60 | 50-60 | 100% | ~ 0.4 CHF | 1 CHF | 250 % |
Hotdogs | 50 | 45 | 90% | ~ 1.0 CHF | 250 % | |
Schokobananen | 80 | 40 | 50% | ~ 0.8 CHF | 2 CHF | 250 % |
Ausgeschriebene Arbeitseinsätze
Diverse Blöcke an Arbeitseinsätzen wurden ausgeschrieben.
Die Belegen für die Buffetvorbereitung war bei dem vorhandenen Aufwand mit 3 Helfern ideal. Für den Grill wären 2 Personen pro Einsatz als Ablöse besser gewesen. Mehr Einsätze hätte es für den Abbau am Sonntag bedurft. Die Wechselturnus um 19.00 Uhr war unglücklich gewählt, da zu dieser Zeit die meisten Gäste im Garten waren.
Dienstag, 5. Juli 2022 | ||
18:00 - 22:00 | 0/1 | Flyer verteilen |
Freitag, 8. Juli 2022 | ||
15:00 - 19:00 | 2/3 | Essen vorbereiten |
Samstag, 9. Juli 2022 | ||
11:00 - 15:00 | 4/4 | Aufbau |
11:00 - 15:00 | 4/5 | Essen vorbereiten |
15:00 - 19:00 | 4/4 | Barbetrieb 1 |
15:00 - 19:00 | 2/2 | Buffetbetrieb 1 |
15:00 - 19:00 | 1/2 | Feuer und Grill 1 |
15:00 - 19:00 | 1/5 | Kinderbetreuung |
19:00 - 23:00 | 4/4 | Barbetrieb 2 |
19:00 - 23:00 | 2/2 | Buffetbetrieb 2 |
19:00 - 23:00 | 2/2 | Feuer und Grill 2 |
Allgemeine Checkliste für eine Sommerfestplanung
- Frühzeitige Terminfestlegung
- Genehmigung beantragen
- Kommunikation intern
- Kommunikation extern
- Werbestrategie
- Organisation Rahmenprogram
- Verteilung der Verantwortlichkeiten
- Detailplanung
- Ausschreibung von Einsätzen
- Angebot bestimmen: Vegetarisch und Vegan
- Aufbauarbeiten und Aufräumarbeiten
- Kassenvorbereitungen (TWINT; Bankaccount, Wechselgeld)
Kennzahlen
Preise
Item | Preis | Item | Preis | |
---|---|---|---|---|
Salat | 3 | Bier | 4 | |
Dipp | 1 | Wein | 5 | |
Brot | 1 | Softdrinks | 3 | |
Dessert | 3-4 | Coctails | 7 | |
Hotdog | 2 | Sirup | 0 | |
Kuchen | 2 | Hahnenwasser | 0 | |
Schlangenbrot | 2 | |||
Schokobanane | 2 | |||
Gemüsespiess | 3 | |||
Tempeh | 5 | |||
Brennesselwurst | 6 | |||
Merguez | 3 | |||
Bratwurst | 3 |
Einnahmen / Ausgaben
Besucher
Es wurden zur Besucherstärksten Zeit rund 120 Erwachsene und 60 Kinder geschätzt. Mit den bereits abgereisten und später hinzugekommen Gästen kann die Gesamtanzahl der Gäste auf 200+ beziffert werden.