Sommerfestplanung 2022

Kontext und Eventkonzept

Kontext

Bedingt durch die globale COVID-19 Krise konnten in den Jahren 2020 - 2022 Grossveranstaltungen wie Sommerfeste etc. nicht / nur erheblich beeinträchtigt durchgeführt werden. Durch diese zeitliche Lücke wurde das Sommerfest 2022 Grundlegend neu aufgebaut. Die Erfahrungen und Ergebnisse des Sommerfestes sind hier gesammelt, um die Organisation für zukünftige Events zu erleichtern.

Eventkonzept

Das für den Juli geplante Fest wurde als allgemeines Sommerfest geplant und durchgeführt. Angestrebt war bereits zu Beginn der Planungsphase ein Grillfest mit Getränkeangebot, Musikunterhaltung und Kinderangebot. Durch Werbung sollten ebenso Nachbarn und nahestehende Organisationen eingebunden werden.

Finanziell lag der Augenmerk bei der Durchführung auf Kostendeckung, nicht auf Gewinn.

Planungspunkte

Liste der Planungspunkte

Externe Koordination und Kommunikation

Nachbarschaft

Sommerfestflyer 2022

Begleitschreiben

Behörden

Beispieltext

Werbung

Mit Plakaten in der naheliegenden Nachbarschaft wurden gezielt die umlegenden Anwohner informiert. Einzelne Plakate wurden in naheliegenden Firmen ausgehängt . @Maria/Peder: Wie sieht es aus Geschäften, GZs, Altersheimen etc - hatten wir das? Sonst können wir das als Optimierung aufnehmen

Flyer wurden in der näheren Umgebung in die einzelnen Briefkästen verteilt. Begleitet wurde der Flyer durch ein Schreiben über die zu erwartende Geräusch und Lichterkulisse. Dies war eine der Auflagen der Behörden. Der verwendete Flyer ist optimiert auf Druckbarkeit und Transport der Hauptinformationen. Cooporate Identity wurde beachtet. Die Gestaltung erfolgte mit MS Powerpoint.

Social Media

Ein intensiver Informationsfluss erfolgte über die gängigen Meh als Gmües Medien wie Telegram und die Wochenmail.

Auf Instagram wurden vereinzelt Beitrage gepostet. Eine Anfrage zum Teilen des Ereignisse durch das GZ Affoltern wurde nicht beantwortet. Eine bessere Nutzung von sozialen Medien sollte angestrebt werden.

Infrastruktur

Bauliche Anpassungen & Mobiliar

Musikbühne

Sitzplätze

Licht und Soundtechnik

Hygiene und Sanitär

• Sanitäre Anlagen waren regulär geöffnet. Auf ausreichen Verbrauchsmaterialien wurde geachtet. Ein weiteres Pissoir wurde ausgewiesen. Alle Orte waren durch eindeutige Hinweisschilder gekennzeichnet.
• Ein Schutzkonzept war durch den aktuellen Corona-Stand nicht notwendig.
• Erste Hilfe Koffer standen bereit und wurden zuvor inspiziert. Ein zertifizierter Ersthelfer war anwesend, die Dokumente dazu hinterlegt. Diese Punkten wurden im HSE Plan aufgeführt

HSES - Health Safety Environement Sustainability

Im Rahmen der Veranstaltungsbewilligung wurden ein HSES Konzept vorbereitet und ausgelegt.

• Health: Es wurden keine spezifischen Maassnahmen getroffen.
• Safety: Gemäss Plan wurden Fluchtwege und Sammelpunkte definiert. Gemäss behördlicher Anweisung wurden Feuerlöscher bereit gestellt. Einzelne Bereiche waren für Besucher nicht zugänglich. Offene Feuerstellen wurden generell überwacht.
• Environment: Eine Station zur Mülltrennung wurde eingerichtet und auffallend Beschildert. Mit Mehrweg Geschirr wurde versucht, die Müllmenge zu reduzieren.
• Sustainability: Reduktion vom Einweggeschirr

Unterhaltungsprogramm Musik & Kunst

Live Musik

Beispieltext

DJ

Beispieltext

Grill

Grillgut konnte von "Das Pure" oder der Buffetversorgung bezogen werden. Das Konzept vom offenen Grill wurden angewandt und kommuniziert. Es wurden zwei einzelne Grills zur Trennung von Fleisch und Vegetarisch/Veganen Optionen bereit gestellt.

Das Pure

Die Hauptversorgung mit Grillgut wurde in Kooperation mit https://www.daspure.ch/ gewährleistet. Es wurden 100 Würste (Brennnessel und Merguez) sowie 100 Tempeh bereit gestellt. Diese wurden tiefgefroren geliefert und konnten so zurück gegeben werden. Dies führte jedoch beim grillieren zu Problemen mit der Garstufe.

Offener Grill

Um dem genossenschaftlichen Hintergrund des Festes zu folgen war es den Besuchern möglich eigene Grillade auf dem Grill zuzubereiten zu lassen. Hier kam es bei Stosszeiten zu Kappazitätsproblemen. Die Kommunikation erfolgte nicht klar genug.

Buffetware

Zur Unterstützung des Grillbetriebs wurden zudem vegetarische und vegane Grillspiesse und Bratwürste bereit gestellt.

Die Grillspiesse dienten primär als kostengünstige und konservativere Lösung zum Tempeh. Gleiches galt für die regulären Bratwürste, die durch die Poulet Basis auch muslimischen Gästen angeboten werden konnte.

Buffet

Snacks

Es wurden Snacks zur Verfügung gestellt um eine positivere Stimmung zu erzeugen und aufrecht zu erhalten und ebenso Durst anzuregen. Dazu wurden primär Salzstangen aber auch schokolierte Erdnüsse angeboten. Popcorn wurde eingekauft als Rohware jedoch nicht zubereitet.

Specials

Neben den klassischen Bestandteilen einer Grillfeier wurden weitere Produkte angeboten

• Stockbrot wurde in drei Variationen angeboten (Schokolade, Pizza, Nature). Der Teig wurde mit wenig Hefe am Vortag angesetzt und bei Bedarf in kleineren Chargen aus dem Kühlraum genommen. Es wurde insgesamt 6kg Stockbrotteig vorbereitet. Am beliebtesten war die Schokoladen-Variante. Zu einer "handvoll" Teig wurde ein Holzspiess gereicht (der zurück gebracht werden sollte) um das Schlangenbrot auf der Feuerschale zuzubereiten. Mit dem geringen Preis von 1 CHF / Portion Teig sollte der Unterhaltungsfaktor für Kinder unterstrichen werden.
• Es wurden weiterhin normale Hotdogs angeboten. Die Würste wurden dazu im warmen Wasser am Buffet gelagert und ausgegeben. Vegetarische Alternativen wurden mehrfach nachgefragt. Die Hotdogs dienten vor allem als Angebot für selektive Esser sowie als einfach und herzhafte Überbrückung bis zur abendlichen Grillstimmung. Von den 50 Hotdogs wurden 90% ausgeben zu einem Stückpreis von 2 CHF bei einem Selbstkostenpreis von ca 1 CHF.
• Schoko-Bananen stellten eine weitere Dessertoption dar. Die Bananen wurden mit Bio Schokolade angeboten für 2 CHF. Von den 10 kg Bananen konnten rund 6 kg verkauft werden.

Specials - Preis und Mengenstruktur

Item	Anzahl verfügbar	Anzahl verkauft	Verkaufte Ware	Selbstkosten	Verkauf	Marge
Stockbrot	50 - 60	50-60	100%	~ 0.4 CHF	1 CHF	250 %
Hotdogs	50	45	90%	~ 1.0 CHF		250 %
Schokobananen	80	40	50%	~ 0.8 CHF	2 CHF	250 %

Ausgeschriebene Arbeitseinsätze

Menge, Anzahl, Teilnahme

Allgemeine Checkliste für eine Sommerfestplanung

• Frühzeitige Terminfestlegung
• Genehmigung beantragen
• Kommunikation intern
• Kommunikation extern
• Organisation Rahmenprogram
• Verteilung der Verantwortlichkeiten
• Detailplanung
• Ausschreibung von Einsätzen

Dokumente und Referenzen

HSE Plan