Sommerfestplanung 2022

Kontext und Eventkonzept

Kontext

Bedingt durch die globale COVID-19 Krise konnten in den Jahren 2020 - 2022 Grossveranstaltungen wie Sommerfeste etc. nicht / nur erheblich beeinträchtigt durchgeführt werden. Durch diese zeitliche Lücke wurde das Sommerfest 2022 grundlegend neu aufgebaut. Die Erfahrungen und Ergebnisse des Sommerfestes sind hier gesammelt, um die Organisation für zukünftige Events zu erleichtern.

Eventkonzept

Das für den Juli geplante Fest wurde als allgemeines Sommerfest geplant und durchgeführt. Angestrebt war bereits zu Beginn der Planungsphase ein Grillfest mit Getränkeangebot, Musikunterhaltung und Kinderangebot. Durch Werbung sollten ebenso Nachbarn und nahestehende Organisationen eingebunden werden. Im Kontrast zu vorherigen Festen wurde die gesamte Organisation durch ein internes Organisationsteam gestellt und die anfallenden Arbeiten durch Arbeitseinsätze abgedeckt.

Finanziell lag der Augenmerk bei der Durchführung auf Kostendeckung, nicht auf Gewinn.

Planungsablauf

Planungspunkte

Liste der Planungspunkte

Externe Koordination und Kommunikation

Nachbarschaft

Sommerfestflyer 2022

Begleitschreiben

Behörden

Beispieltext

Flyer wurden in der näheren Umgebung in die einzelnen Briefkästen verteilt. Begleitet wurde der Flyer durch ein Schreiben über die zu erwartende Geräusch und Lichterkulisse. Dies war eine der Auflagen der Behörden. Der verwendete Flyer ist optimiert auf Druckbarkeit und Transport der Hauptinformationen. Cooporate Identity wurde beachtet. Die Gestaltung erfolgte mit MS Powerpoint.

Social Media

Ein intensiver Informationsfluss erfolgte über die gängigen Meh als Gmües Medien wie Telegram und die Wochenmail.

Auf Instagram wurden vereinzelt Beitrage gepostet. Eine Anfrage zum Teilen des Ereignisse durch das GZ Affoltern wurde nicht beantwortet. Eine bessere Nutzung von sozialen Medien sollte angestrebt werden.

Infrastruktur

Bauliche Anpassungen & Mobiliar

Musikbühne

Sitzplätze

Licht und Soundtechnik

Hygiene und Sanitär

Sanitäre Anlagen waren regulär geöffnet. Auf ausreichen Verbrauchsmaterialien wurde geachtet. Ein weiteres Pissoir wurde ausgewiesen. Alle Orte waren durch eindeutige Hinweisschilder gekennzeichnet.
Ein Schutzkonzept war durch den aktuellen Corona-Stand nicht notwendig.
Erste Hilfe Koffer standen bereit und wurden zuvor inspiziert. Ein zertifizierter Ersthelfer war anwesend, die Dokumente dazu hinterlegt. Diese Punkten wurden im HSE Plan aufgeführt

HSES - Health Safety Environement Sustainability

Im Rahmen der Veranstaltungsbewilligung wurden ein HSES Konzept vorbereitet und ausgelegt.

Health: Es wurden keine spezifischen Maassnahmen getroffen.
Safety: Gemäss Plan wurden Fluchtwege und Sammelpunkte definiert. Gemäss behördlicher Anweisung wurden Feuerlöscher bereit gestellt. Einzelne Bereiche waren für Besucher nicht zugänglich. Offene Feuerstellen wurden generell überwacht.
Environment: Eine Station zur Mülltrennung wurde eingerichtet und auffallend Beschildert. Mit Mehrweg Geschirr wurde versucht, die Müllmenge zu reduzieren.
Sustainability: Reduktion vom Einweggeschirr

Bezahlsystem

Wertkarte am Sommerfest

Um eine ständige Handhabung von Bargeld zu vermeiden, wurden Wertkarten an der Bar verkauft. Diese wurden zu je 30 CHF verkauft. Wurden Waren gekauft, wurde pro Franken eine der 30 Kartoffeln gestrichen. Noch nicht voll genutzte Karten konnten gegen Geld zurück getauscht werden.

Die Karten konnten vor Ort mit Bargeld oder Twint bezogen werden und wurden an allen Stationen angenommen.

Unterhaltungsprogramm Musik & Kunst

Live Musik

Beispieltext

DJ

Beispieltext

Tanzeinlage

Unterhaltungsprogramm Kinder

Für die Kinder wurde durch die im Jahr 2022 gegründete AG Kinder ein Rahmenprogramm aufgestellt. Dies umfasste folgende Punkte:

Für die Kinder wurde zudem kostenfrei Sirup bereit gestellt.

Gartenführung

Neben den Mitgliedern und Angehörigen der Genossenschaft wurden speziell auch Nachbarn und Freunde angesprochen. Über den Tag verteilt wurden verschiedene Führungen in und um den Garten herum durch das Gartenteam angeboten indem die Besucher die Möglichkeit hatten, sich intensiver mit dem Areal und der Genossenschaft auseinander zu setzen.

Grill

Grillgut konnte von "Das Pure" oder der Buffetversorgung bezogen werden. Das Konzept vom offenen Grill wurden angewandt und kommuniziert. Es wurden zwei einzelne Grills zur Trennung von Fleisch und Vegetarisch/Veganen Optionen bereit gestellt.

Das Pure

Die Hauptversorgung mit Grillgut wurde in Kooperation mit https://www.daspure.ch/ gewährleistet. Es wurden 100 Würste (Brennnessel und Merguez) sowie 100 Tempeh bereit gestellt. Diese wurden tiefgefroren geliefert und konnten so zurück gegeben werden. Dies führte jedoch beim Grillieren zu Problemen mit der Gar Stufe.

Offener Grill

Um dem genossenschaftlichen Hintergrund des Festes zu folgen war es den Besuchern möglich eigene Grillade auf dem Grill zuzubereiten zu lassen. Hier kam es bei Stosszeiten zu Kappazitätsproblemen. Die Kommunikation erfolgte nicht klar genug.

Buffetware

Zur Unterstützung des Grillbetriebs wurden zudem vegetarische und vegane Grillspiesse sowie Bratwürste bereit gestellt.

Die Grillspiesse dienten primär als kostengünstige und konservativere Lösung zum Tempeh. Gleiches galt für die regulären Bratwürste, die durch die Poulet Basis auch muslimischen Gästen angeboten werden konnte.

Bar

Mengen und Getränkeauswahl

Kategorie	Sorte	Fla/Geb	Anz Geb	ltr/Glas	Preis	Kosten
Bier	Appenzeller Quöllfrisch Lager Hell 4.8%	1	8	0,3	4	1,02
Rotwein	Gamay Rouge Romand VDP 13.5%	15	4	0,2	5	2,00
Weisswein	Féerie La Côte Rivaz AOC 11.5%	15	4	0,2	5	2,26
Softdrink	Eistee, Alp Tea Classic BIO Tetra	12	6	0,3	3	0,56
	Vivi Kola Klassisch PET	6	6	0,3	3	0,57
	Elmer Citro PET	6	6	0,3	3	0,47
	Thomas Henry Tonic Water PET	6	4	0,3	3	0,69
Cocktail	Gin Tonic			0,2	7	1,98
	Cuba Libre			0,2	7	2,05
	Aperol Spritz			0,2	7	4,31

Lieferant

Personal

Erfahrungen

Buffet

Bei der Buffetplanung wurden verschiedene Aspekte berücksichtigt, neben veganen und vegetarischen Optionen wurde Wert auf Laktosefreie und Glutenfreie Angebote gelegt. Am Buffet ausgelegte Schilder gaben die Inhaltsdeklaration an. Das Buffetpersonal wurde über Inhaltsstoffe und Zutaten aufgeklärt.

Weitere Aspekte bei der Planung waren das einbinden von eigenen Produkten, Diversität im Angebot (z.B. Kinderfreundliche Angebote), Kostenfaktor, Arbeitsaufwand und Handhabung. Durch die nicht klar abschätzbare Menge an Besuchern wurde eingeplant, einen Grossteil der Angebote vorzubereiten jedoch mit der Option bei Bedarf schnell Nachschub fertigen zu können.

Im Hauptgebäude wurden 3 grosse Tische zu einem Thekenbereich aufgebaut. Das Buffet wurde immer von min. 2 Personen betreut die die Verrechnung sowie die Ausgabe vornahmen. Die Portionsgrösse wurde dabei nicht klar definiert, nur als Richtwert aufgefasst, der nach Ermessen bewertet wurde.

Einkauf

Die Waren für das Buffet wurden durch 3 unterschiedliche Quellen neben dem eigenen Gemüse bezogen:

https://www.aldi-now.ch/de/ Wurde für die Lieferung am Samstagmittag für Brotwaren gewählt

https://www.coop.ch/ Wurde für die Grossbestellung aller benötigen Zutaten am Freitag Nachmittag gewählt

Im lokalen Maximsupermarkt wurde Kräuter und internationale Spezialitäten bezogen-

Durch die Bestellungen fielen kleinere Liefergebühren an, der Arbeitsaufwand konnte aber minimiert werden. Die Lieferungen an den gewählten Zeitpunkten erfolgen termingetreu und vollständig.

Salate

An Salaten wurde folgende Optionen gestellt:

Salatbuffet
Item	Menge	Ernährung	Kommentar
Kartoffelsalat	Rund 35 Portionen	Vegan	Kartoffeln aus dem Garten
Bulgursalat	Aus 2.5 kg Bulgur und Gemüse	Vegan	Gemüse aus dem Garten
Nudelsalat (Apfel & Käse)	Aus 4 kg Pasta	Vegetarisch	Etwas zu viel
Nudelsalat (Rucola & Pesto)	Aus 3 kg Pasta	Vegetarisch
Hirtensalat	2 grosse Salatschüsseln	Vegetarisch
Tofucrumble	1 grosse Salatschüssel	Vegan	Scharf
Rüeblisalat	Aus 4 kg	Vegan	Zu viel

Die kalkulierte Menge an Salat wurde auf Annahme von 200g pP berechnet. Ebenso wurden rund 200 Portionen vorbereitet. Auf grünen Salat wurde wegen des Platzbedarfs verzichtet. U.a. für Nudelsalat und Bulgursalat waren haltbare Zutaten vorhanden um ggf. welchen nachzubereiten. Die Salate wurden kühl in dafür gekauften verschliessbaren Kunststoffboxen gelagert und Chargenweise auf das Buffet gebracht. Ca 80% der Salate konnten ausgegeben werden, klare Präferenzen konnten nicht erkannt werden.

Alle Salate wurden zu einem Preis von 3 CHF pP verkauft bei einem durchschnittlichen Selbstkostenpreis von rund 1 CHF.

Dipps

Item	Menge	Ernährung	Kommentar
Hummus	Aus 3 kg Kichererbsen = 60 Portionen	Vegan	Sehr arbeitsintensiv
Bohnenmus	Aus 3 kg Bohnen = 60 Portionen	Vegan	Gut vorzubereiten
Zaziki	Aus 2.5 kg Milchprodukten = 35 Portionen	Vegetarisch
Frischkäsecreme	Aus 1.5 kg Milchprodukten = 20 Portionen	Vegetarisch	Beliebt
Tapenade	Aus 2 kg getrocknetem Gemüse / Oliven = 30 Portionen	Vegan	Beliegt

Mit der kalkulierten Menge von 100 g pP für einen Preis von 1 CHF wurde die Portionsgrösse deutlich überschätzt. Die übrigen Dipps wurden im Anschluss an die Mitglieder von Meh als Gmües ausgegeben um Food-Waste entgegen zu wirken.

Brot

Es wurden diverse verschiedene Brote frisch durch den Lieferservice bezogen. Die Brotmenge wurde auf rund 80 g pP geschätzt. Diese Schätzung lag zu hoch, wobei hier auch die Ausgabe von Stockbrot einen Einfluss gehabt haben könnte. Der durchschnittliche Portionspreis von 0.6 CHF stand einem Verkaufspreis von 1 CHF gegenüber. Brot wurde geschnitten und am Buffet ausgegeben.

Desserts

Während am Nachmittag eine starke Nachfrage nach Kuchen bestand, wurden am Abend die klassischeren Creme-Desserts nachgefragt.

An Kuchen wurden 20 Stücke Zuchettikuchen sowie 50 Stücke Fantakuchen ausgeben. Mehr hätten problemlos verkauft werden können. Zudem wurde ein Bananenbrot gestiftet. Der Preis pro Kucheneinheit lag bei 2 CHF pP

Am Abend konnten 25 Portionen Tiramisu sowie rund 50 Portionen Cremdessert (Schwarzwälderkirsch) ausgeben werden zu einem Preis von 3 - 4 CHF. Auch hier war Nachfrage grösser als Angebot.

Snacks

Es wurden Snacks zur Verfügung gestellt um eine positivere Stimmung zu erzeugen und aufrecht zu erhalten und ebenso Durst anzuregen. Dazu wurden primär Salzstangen aber auch schokolierte Erdnüsse angeboten. Popcorn wurde eingekauft als Rohware jedoch nicht zubereitet.

Specials

Neben den klassischen Bestandteilen einer Grillfeier wurden weitere Produkte angeboten

Stockbrot wurde in drei Variationen angeboten (Schokolade, Pizza, Nature). Der Teig wurde mit wenig Hefe am Vortag angesetzt und bei Bedarf in kleineren Chargen aus dem Kühlraum genommen. Es wurde insgesamt 6kg Stockbrotteig vorbereitet. Am beliebtesten war die Schokoladen-Variante. Zu einer "handvoll" Teig wurde ein Holzspiess gereicht (der zurück gebracht werden sollte) um das Schlangenbrot auf der Feuerschale zuzubereiten. Mit dem geringen Preis von 1 CHF / Portion Teig sollte der Unterhaltungsfaktor für Kinder unterstrichen werden.
Es wurden weiterhin normale Hotdogs angeboten. Die Würste wurden dazu im warmen Wasser am Buffet gelagert und ausgegeben. Vegetarische Alternativen wurden mehrfach nachgefragt. Die Hotdogs dienten vor allem als Angebot für selektive Esser sowie als einfach und herzhafte Überbrückung bis zur abendlichen Grillstimmung. Von den 50 Hotdogs wurden 90% ausgeben zu einem Stückpreis von 2 CHF bei einem Selbstkostenpreis von ca 1 CHF.
Schoko-Bananen stellten eine weitere Dessertoption dar. Die Bananen wurden mit Bio Schokolade angeboten für 2 CHF. Von den 10 kg Bananen konnten rund 6 kg verkauft werden.

Specials - Preis und Mengenstruktur
Item	Anzahl verfügbar	Anzahl verkauft	Verkaufte Ware	Selbstkosten	Verkauf	Marge
Stockbrot	50 - 60	50-60	100%	~ 0.4 CHF	1 CHF	250 %
Hotdogs	50	45	90%	~ 1.0 CHF		250 %
Schokobananen	80	40	50%	~ 0.8 CHF	2 CHF	250 %

Ausgeschriebene Arbeitseinsätze

Diverse Blöcke an Arbeitseinsätzen wurden ausgeschrieben.

Die Belegen für die Buffetvorbereitung war bei dem vorhandenen Aufwand mit 3 Helfern ideal. Für den Grill wären 2 Personen pro Einsatz als Ablöse besser gewesen. Mehr Einsätze hätte es für den Abbau am Sonntag bedurft. Die Wechselturnus um 19.00 Uhr war unglücklich gewählt, da zu dieser Zeit die meisten Gäste im Garten waren.

Dienstag, 5. Juli 2022
18:00 - 22:00	0/1	<span data-original-title="<pre>Du verteilst Flyer in Briefkästen der Nachbarsiedlungen der Gärtnerei. Am b...</pre><div class='tooltip-list-location'>Ort: Gärtnerei, Reckenholzstrasse 150, 8046 Zürich</div><div class='tooltip-list-area'>Bereich: Sommerfest</div>" title="" class="info fas fa-info-circle">SommerfestVerteilen von Sommerfest-Flyer
Freitag, 8. Juli 2022
15:00 - 19:00	2/3	<span data-original-title="<pre>Du hilfst mit das Essen für das Fest vorzubereiten. Genauere Instruktionen...</pre><div class='tooltip-list-location'>Ort: Depot Gärtnerei, Reckenholzstrasse 150, 8046 Zürich</div><div class='tooltip-list-area'>Bereich: Sommerfest</div>" title="" class="info fas fa-info-circle">SommerfestEssen vorbereiten
Samstag, 9. Juli 2022
11:00 - 15:00	4/4	<span data-original-title="<pre>Du hilfst beim Aufbau für das Fest mit</pre><div class='tooltip-list-location'>Ort: Depot Gärtnerei, Reckenholzstrasse 150, 8046 Zürich</div><div class='tooltip-list-area'>Bereich: Sommerfest</div>" title="" class="info fas fa-info-circle">SommerfestAufbau
11:00 - 15:00	4/5	<span data-original-title="<pre>Du hilfst mit das Essen für das Fest vorzubereiten. Genauere Instruktionen...</pre><div class='tooltip-list-location'>Ort: Depot Gärtnerei, Reckenholzstrasse 150, 8046 Zürich</div><div class='tooltip-list-area'>Bereich: Sommerfest</div>" title="" class="info fas fa-info-circle">SommerfestEssen vorbereiten
15:00 - 19:00	4/4	<span data-original-title="<pre>Du bist an der Bar</pre><div class='tooltip-list-location'>Ort: Gärtnerei, Reckenholzstrasse 150, 8046 Zürich</div><div class='tooltip-list-area'>Bereich: Sommerfest</div>" title="" class="info fas fa-info-circle">SommerfestBarbetrieb
15:00 - 19:00	2/2	<span data-original-title="<pre>Du schaust, dass das Buffet aufgefüllt bleibt</pre><div class='tooltip-list-location'>Ort: Depot Gärtnerei, Reckenholzstrasse 150, 8046 Zürich</div><div class='tooltip-list-area'>Bereich: Sommerfest</div>" title="" class="info fas fa-info-circle">SommerfestBuffetbetreuung
15:00 - 19:00	1/2	<span data-original-title="<pre>Du schaust, dass das Feuer brennt und der Grill grillt.</pre><div class='tooltip-list-location'>Ort: Gärtnerei, Reckenholzstrasse 150, 8046 Zürich</div><div class='tooltip-list-area'>Bereich: Sommerfest</div>" title="" class="info fas fa-info-circle">SommerfestFeuer und Grill
15:00 - 19:00	1/5	<span data-original-title="<pre>Du betreust Stationen beim Kinder-Postenlauf.</pre><div class='tooltip-list-location'>Ort: Gärtnerei, Reckenholzstrasse 150, 8046 Zürich</div><div class='tooltip-list-area'>Bereich: Sommerfest</div>" title="" class="info fas fa-info-circle">SommerfestKinderbetreuung
19:00 - 23:00	4/4	<span data-original-title="<pre>Du bist an der Bar</pre><div class='tooltip-list-location'>Ort: Gärtnerei, Reckenholzstrasse 150, 8046 Zürich</div><div class='tooltip-list-area'>Bereich: Sommerfest</div>" title="" class="info fas fa-info-circle">SommerfestBarbetrieb
19:00 - 23:00	2/2	<span data-original-title="<pre>Du schaust, dass das Buffet aufgefüllt bleibt.</pre><div class='tooltip-list-location'>Ort: Gärtnerei, Reckenholzstrasse 150, 8046 Zürich</div><div class='tooltip-list-area'>Bereich: Sommerfest</div>" title="" class="info fas fa-info-circle">SommerfestBuffetbetreuung 2
19:00 - 23:00	2/2	<span data-original-title="<pre>Du schaust, dass das Feuer brennt und der Grill grillt.</pre><div class='tooltip-list-location'>Ort: Gärtnerei, Reckenholzstrasse 150, 8046 Zürich</div><div class='tooltip-list-area'>Bereich: Sommerfest</div>" title="" class="info fas fa-info-circle">SommerfestFeuer und Grill 2

Allgemeine Checkliste für eine Sommerfestplanung

Frühzeitige Terminfestlegung
Genehmigung beantragen
Kommunikation intern
Kommunikation extern
Werbestrategie
Organisation Rahmenprogram
Verteilung der Verantwortlichkeiten
Detailplanung
Ausschreibung von Einsätzen
Angebot bestimmen: Vegetarisch und Vegan
Aufbauarbeiten und Aufräumarbeiten
Kassenvorbereitungen (TWINT; Bankaccount, Wechselgeld)

Kennzahlen

Gesammelte Erfahrungen

Dokumente und Referenzen

HSE Plan