Sommerfestplanung 2022
Kontext, Organisationskomitee und Eventkonzept
Kontext
Bedingt durch die globale COVID-19-Krise konnten in den Jahren 2020 - 2022 Grossveranstaltungen wie Sommerfeste etc. nicht / nur erheblich beeinträchtigt durchgeführt werden. Durch diese zeitliche Lücke wurde das Sommerfest 2022 grundlegend neu aufgebaut. Die Erfahrungen und Ergebnisse des Sommerfestes sind hier gesammelt, um die Organisation für zukünftige Events zu erleichtern.
Organisationskomitee OK
Initial wurde eine Arbeitsgruppe "Sommerfest" erstellt, welche eine eigene Telegram-Gruppe benutze, um sich zu vernetzen. In einem ersten Schritt wurden Ideen gesammelt und die allgemeine Stossrichtung eruiert. Eine Person übernahm schliesslich die Koordination und Federführung des Sommerfests. Lange Zeit war das Datum des Fests sowie der von der Genossenschaft vorgegebene Budgetrahmen nicht klar, was das Konkretisieren der Planung erschwerte und bzw. teilweise verhinderte. Knapp 4 Wochen vor dem Anlass wurde entschieden, dass am Datum festgehalten wird. Künftig sollten diese wichtigen Eckpfeiler viel früher eingeschlagen werden, um organisatorische Punkte wie das Rekrutieren von Mitgliedern für das OK, das Buchen einer geeigneten Musikband, das Ausdiskutieren von Grundsatzeinscheidungen wie "möglichst biologisch/ökologisch/nachhaltig" vs. "möglichst günstig/wenig arbeitsintensiv/praktisch" usw. zu vereinfachen bzw. erst zu ermöglichen.
Das kurzfristige Rekrutieren von Mitgliedern für das OK war schwierig und trotz Aushänge in den Depots, Aufruf im Wochenmail und an der Generallversammlung wenig ergiebig. Es meldeten sich vereinzelt Personen, die beim Fest selbst helfen konnten und wollten. Es fallen jedoch auch etliche Planungs-, Abklärungs-, Einkaufarbeiten usw. weit vor dem Fest an. Künftig wäre es gut, wenn diese Arbeiten auf mehr Schultern verteilt werden könnten. Es muss besser und genauer kommuniziert werden, welche Arbeiten anfallen. Je kleiner und konkreter die einzelnen Teilbereiche sind (z.B. eine Person kümmert sich nur um die Getränke, eine andere nur um die Bewilligung, eine dritte nur um die Feuerstellen/Grilladen usw.), desto eher lassen sich vermutlich Helfende finden. Zudem ist zu überlegen, ob diese Jobs ebenfalls als Arbeitseinsätze mit Böhnli-Reward ausgeschrieben werden könnten/sollten.
Eventkonzept
Das für den Juli geplante Fest wurde als allgemeines Sommerfest geplant und durchgeführt. Angestrebt war bereits zu Beginn der Planungsphase ein Grillfest mit Getränkeangebot, Musikunterhaltung und Kinderprogramm. Durch Werbung sollten ebenso Nachbarn und nahestehende Organisationen eingebunden werden. Die gesamte Organisation wurde durch ein internes Organisationsteam gestellt und die anfallenden Arbeiten durch Arbeitseinsätze abgedeckt.
Finanziell lag das Augenmerk bei der Durchführung auf Kostendeckung, nicht auf Gewinn.
Detailplanung und Umsetzung
Bewilligung der Stadtpolizei
Insbesondere für Anlässe, bei welchen Essen und Getränke verkauft und draussen über Lautsprecher Sound abgespielt wird, ist eine entsprechende Bewilligung einzuholen. Das Gesuch sei wenn möglich mindestens 4 Wochen vor dem Event-Datum zu stellen und für Durchführungsort Zürich-Affoltern sei zwingend das städtische und nicht das kantonale online-verfügbare Formular zu verwenden.
Für dieses Fest erfolgte das Einreichen des Gesuchs 3.5 Wochen vor dem Anlass und zwar zuerst per E-Mail und dann mit Nachreichung per Post auf Papier inkl. Unterschrift. Dies wurde so empfohlen, um die Bearbeitung zu beschleunigen. Die Bewilligung (Anlassbewilligung sowie Festwirtschaftspatent) wurde ca. 10 Tage vor dem Fest zugestellt.
Nachfolgend die wichtigsten Auflagen der Bewilligung. Für Details siehe im Dateien-Archiv des Fests.
- Informieren der Nachbarschaft über Datum, Dauer und Art des Events. Zwingend eine Kopie des Schreibens an Stadtpolizei senden.
- Genügend im Sanitätsdienst ausgebildete Personen vor Ort einsatzbereit.
- Umgehende Kontaktaufnahme mit Feuerpolizei, bei welcher es bei dieser Festgrösse in erster Linie um Flucht- und Rettungswege sowie um das Deponieren von Feuerlöscher, Löschdecke oder Eimer voll Wasser bei den Grillstellen ging.
- Kontaktaufnahme mit der Stelle für Suchtprävention, welche für dieses Fest das Anbringen einer Hinweistafel bei der Bar bezüglich Ausschankverbot von Alkohol an unter 16-Jährige sowie von stärkerem Alkohol an unter 18-Jährige forderte.
Kommunikation/Werbung
Drucksachen
Vom Infoschreiben an die Nachbarschaft (Auflage der Bewilligung) wurden im A5-Format 1'000 Stücke gedruckt, vom farbigen A6-Flyer 1'250 Exemplare und Plakate im A3- und A4-Format etwa 15 Stücke. Sämtliches wurde im Corporate Design von meh als gmües mithilfe von MS Powerpoint, MS Publisher und Adobe Photoshop erstellt. Das Drucken und Schneiden der Drucksachen wurde von den Mitgliedern des Organisationskomittes erledigt. Für ein nächste Fest wäre es ggf. (auch kostentechnisch) sinnvoller, hierfür eine Druckerei zu beauftragen. Die Gärtnerei selbst besitzt ein Laminiergerät.
Info an Nachbarschaft
Das Infoschreiben wurde inkl. einem Flyer in 1'000 Briefkästen verteilt. Ursprünglich war angedacht, nur die nähere Nachbarschaft mit dem Infoschreiben zu bedienen. Um auch Werbung für meh als gmües insgesamt zu machen, wurde schliesslich eine stark erweitere Nachbarschaft anvisiert. Vom Restaurant Waidhof/Bauernhof Waidhof aus entlang der Schwandelholzstrasse und der Strasse Wolfswinkel bis zur Zehntenhausstrasse/Bärenbohlstrasse wurden beidseits dieser Hautstrassen alle Liegenschaften bedient (ausser Alterszentrum Wolfswinkel); zudem noch in ein Teil des Unterdorfs. Die etwa zusätzlichen 250 Flyer (ohne Infoschreiben) wurden in verschiedenen Liegenschaften in Zürich-Affoltern verteilt. Da sich in diesem Gebiet sehr viele grosse Liegenschaften mit zentralisierten Briefkästen befinden, verlief das Verteilen mit einem Aufwand von drei Stunden schneller als gedacht. Sinnvollerweise hätte das Infoschreiben sowie der Flyer auf einem einzigen Blatt erstellt werden sollen, was aber nicht geschah, da ursprünglich viel weniger Exemplare des Infoschreibens geplant waren. Das Beurteilen des Effekts von Werbung ist immer schwierig. Vermutlich haben nur vereinzelte wegen der Werbung das Fest besucht, aber sicherlich hat sie dazu beigetragen, den Namen "meh als gmües" generell bekannter zu machen.
Plakate
Mit etlichen Plakaten direkt bei den Eingängen zur Gärtnerei und an deren Umzäunung wurde insbesondere am Tag des Anlasses auf das Sommerfest aufmerksam gemacht. Plakate wurden zudem in der Badi Katzensee, im GZ Zürich Affoltern, im Altersheim Wolfswinkel, beim Kulturbahnhof Affoltern (Kubaa), bei der Bushaltestelle "Hungerbergstrasse" sowie in den Gebäuden des Hunzikerareals in Oerlikon angebracht.
Social Media
Ein intensiver Informationsfluss erfolgte über die Website, die Telegram-Kanäle sowie das Wochenmail von meh als gmües.
Auf Instagram wurden vereinzelt Beiträge gepostet. Ev. zu kurzfristige Anfrage zum Teilen des Ereignisse durch das GZ Affoltern wie auch durch den Quartierverein Affoltern wurde nicht beantwortet. Eine bessere Nutzung von sozialen Medien sollte angestrebt werden.
Infrastruktur
Bauliche Anpassungen & Mobiliar
- Musikbühne: Neben der Scheune wurde durch das Gartenteam eine kleine Bühne aus Holzpaletten und Teppich aufgebaut und ein Sonnensegel darüber aufgespannt.
- Tische und Sitzplätze: Die Gärtnerei selbst verfügt nur über reativ wenige Festtische- und bänke. Von der Genossenschaft Wolfswinkel konnten mindestens 10 weitere Tisch/Bänke-Sets gratis ausgeliehen werden, welche durch das Gartenteam mit dem eigenen Anhänger abgeholt und retourniert wurden. Das Organsiationskomitee des Unterdorffestes wurde parallel ebenfalls angefragt. Es verwies jedoch auf die einzelnen Vereine von Affoltern (wie der Turnverein), da es selbst kein solches Material besitzt.
- Licht- und Soundtechnik: Die Wohngenossenschaft im Hunzikerareal besitzt eine gute entsprechende Technik, die sie meh als gmües jeweils kostenlos ausleiht. Am Festdatum war nur ein Teil der Technik verfügbar. Dies verhinderte zwar das Engagieren einer grösseren Band, ermöglichte letzlich aber den Auftritt des Gitarren-Duos RAGDE problemlos. Der Kulturbahnhof Affoltern (Kubaa) wurde im Vorfeld angefragt, ob Ausleihen ihrer Technik möglich wäre, was Kubaa jedoch verneinen musste, da ihre Technik fix installiert ist.
Vier Tage vor dem Fest wurden mit dem Gartenteam die Details bezüglich Festinfrastruktur besprochen. Die nachfolgende Umsetzung durch das Gartenteam erfolgte tadellos. Tische- und Bänke wurden abgeholt, Beleuchtung/Lichterketten gekauft und installiert, Räume und Flächen leergeräumt, viele Sonnensegel in eleganter Form aufgespannt, Gasflachen für Grill besorgt, Bar, Grillstellen, Buffetflächen und Lagerfeuer mit Sitzgelegenheiten vorbereitet, natürliches Freiluft-Pissoir mit Ausblick zur Nachbarschaft installiert usw. Eine wichtige Hausforderung bestand im Einbezug des Wetters in die Planung. Bei Regen sollte die Technik geschützt und ggf. auch die Sitzplätze unter Dach sein. Der einfache Weg wäre, bei der Planung einfach den schlechteren Fall anzunehmen und z.B. die Musikbühne fix in der Orangerie zu planen. Die Erfahrungen mit diesem Fest haben jedoch gezeigt, dass das Planen verschiedener Szenarien gut möglich und die benötigte Flexibilität von allen Beteiligten vorhanden war.
Hygiene und Sanitär
- Sanitäre Anlagen waren regulär geöffnet. Auf ausreichen Verbrauchsmaterialien wurde geachtet. Ein weiteres Pissoir wurde ausgewiesen. Alle Orte waren durch eindeutige Hinweisschilder gekennzeichnet.
- Ein Schutzkonzept war durch den aktuellen Corona-Stand nicht notwendig.
- Erste Hilfe Koffer standen bereit und wurden zuvor inspiziert. Ein zertifizierter Ersthelfer war anwesend, die Dokumente dazu hinterlegt. Diese Punkten wurden im HSE Plan aufgeführt
HSES - Health Safety Environement Sustainability
Im Rahmen der Veranstaltungsbewilligung wurden ein HSES Konzept vorbereitet und ausgelegt.
- Health: Es wurden keine spezifischen Maassnahmen getroffen.
- Safety: Gemäss Plan wurden Fluchtwege und Sammelpunkte definiert. Gemäss behördlicher Anweisung wurden Feuerlöscher bereit gestellt. Einzelne Bereiche waren für Besucher nicht zugänglich. Offene Feuerstellen wurden generell überwacht.
- Environment: Eine Station zur Mülltrennung wurde eingerichtet und auffallend Beschildert. Mit Mehrweg Geschirr wurde versucht, die Müllmenge zu reduzieren.
- Sustainability: Reduktion vom Einweggeschirr
Bezahlsystem
Um eine ständige Handhabung von Bargeld zu vermeiden, wurden Wertkarten an der Bar verkauft. Diese wurden zu je 30 CHF verkauft. Wurden Waren gekauft, wurde pro Franken eine der 30 Kartoffeln gestrichen. Noch nicht voll genutzte Karten konnten gegen Geld zurück getauscht werden.
Die Karten konnten vor Ort mit Bargeld oder Twint bezogen werden und wurden an allen Stationen angenommen. Insgesamt wurden 183 Karten verkauft. Für die Bargeld-Kasse wurde Wechsgeld im Wert von 1'000 Franken bereitgestellt, was gut reichte. Für das Kaufen der Wertkarten wurden als Wechselgeld vor allem Noten, für die Rückvergütung teilentwerteter Wertkarten Kleingeld benötigt. Die Bezahlung per TWINT lief problemlos über das private TWINT-Konto des Festkoordinators. Etwa ein Drittel der Wertkartenkäufe (1'790 Fr.) liefen über TWINT. Stand heute ist es über private TWINT-Konten möglich, bis zu 4'000 Fr. pro Monate einbezahlt zu bekommen. Ein geschäftliches TWINT-Konto zu eröffnen, welches Transaktionskosten verursachen würde, war nicht notwendig.
Aktuell sind ungebrauchte Wertkarten an Lager, die für mindestens etwa drei weitere Feste gleicher Grösse reichen.
Für Details siehe die Excel-Datei "Buchhaltung Sommerfest 2022" (im Dateien-Archiv des Fests), welches in den verschiedenen Registern weiteres Zahlenmaterial und Erklärungen enthält.
Unterhaltungsprogramm Musik & Kunst
Live Musik
Für das Suchen einer Live-Band wäre mehr Vorlaufzeit sehr nützlich gewesen. Das Recherchieren, das Fragen nach Verfügbarkeit und Gage, das Probehören, das Abklären in der Runde, ob es passt oder nicht, braucht viel Zeit, wenn man nicht einfach die erstbeste Musikgruppe nehmen möchte. Hinzu kommt: Je kurzfristiger die Anfragen, desto eher sind die Bands schon verbucht.
Schliesslich konnte das Gitarren-Duo RAGDE verpflichtet werden. Sie spielten Hits von 1960 bis 1985 und schuffen mit ihrem breiten Spektrum an Musikstilen eine angenehme Stimmung. Sie brachten auch eigene Technik mit und spielten letztlich drei 45-Minuten-Blöcke.
DJ
Dank des persönlichen Kontakts eines OK-Mitglieds zu einer DJane konnte dies bereits früh geklärt und abgemacht werden. Im Allgemeinen kam ihre Darboetung gut an. Es wurde getanzt und zumsammen mit dem Lichtambiente entstand eine schöne Stimmung.
Tanzeinlage
Ein Tag vor dem Fest wurde uns angeboten, dass die lokale Gruppe "Capoeira Oxossi Suíça" 20 bis 30 Minuten eine Capoiera-Show aufführen könnte, was gerne annahmen. Der Auftritt kam beim Publikum gut an.
Preis der Unterhaltung
Wichtig aber bei diesem Fest zu knapp war die Diskussion, wie viel die Unterhaltung kosten darf, da die Qualität nicht selten mit dem Preis korreliert. Eine teurere Band z.B. würde bedeuten, dass die Verkaufspreise von Essen und Getränken entsprechend höher festgelegt werden müssten. Dies bei diesem Fest abzuwägen und abzuschätzen war besonders herausfordernd, da letztlich die Einnahmen auch von den Faktoren Wetter und Besucherzahl abhängen. Es konnten mittlere Annahmen (statt worstcase) verwendet werden, da seitens der Genossenschaft jedenfalls auch mit einer Defizitgarantie gerechnet werden konnte. Zudem war geplant, dass bei geringer Besucherzahl eine Kollekte aufgestellt würde.
Unterhaltungsprogramm Kinder
Für die Kinder wurde durch die im Jahr 2022 gegründete AG Kinder ein Postenlauf aufgestellt, welcher Anklang fand. Als Belohnung nach dem Absolvieren erhielten die Kinder einen Melonen-Smoothie. Etwas unglücklich war dabei, dass der Smoothie in der Küche abgeholt werden musste, wo der Raum sonst schon eng war.
Beliebt bei den Kindern war u.a. auch die Live-Musik, das Bräteln eines Schlangenbrots und die Capoeira-Show, bei welcher sie auch mittanzen konnten.
Für die Kinder wurde zudem kostenfrei Sirup bereit gestellt.
Gartenführung
Neben den Mitgliedern und Angehörigen der Genossenschaft wurden speziell auch Nachbarn und Freunde angesprochen. Über den Tag verteilt wurden verschiedene Führungen in und um den Garten herum durch das Gartenteam angeboten, bei welchen die Besucher die Möglichkeit hatten, sich intensiver mit dem Areal und der Genossenschaft auseinander zu setzen.
Grill
Grillgut konnte von "Das Pure" oder der Buffetversorgung bezogen werden. Das Konzept vom offenen Grill wurden angewandt und kommuniziert. Es wurden zwei einzelne Grills zur Trennung von Fleisch und Vegetarisch/Veganen Optionen bereit gestellt.
Das Pure
Die Hauptversorgung mit Grillgut wurde in Kooperation mit https://www.daspure.ch/ gewährleistet. Es wurden 100 Würste (Brennnessel und Merguez) sowie 100 Tempeh bereit gestellt. Diese wurden tiefgefroren geliefert und konnten so zurück gegeben werden. Dies führte jedoch beim Grillieren zu Problemen mit der Gar Stufe.
Offener Grill
Um dem genossenschaftlichen Hintergrund des Festes zu folgen war es den Besuchern möglich eigene Grillade auf dem Grill zuzubereiten zu lassen. Hier kam es bei Stosszeiten zu Kappazitätsproblemen. Die Kommunikation erfolgte nicht klar genug.
Buffetware
Zur Unterstützung des Grillbetriebs wurden zudem vegetarische und vegane Grillspiesse sowie Bratwürste bereit gestellt.
Die Grillspiesse dienten primär als kostengünstige und konservativere Lösung zum Tempeh. Gleiches galt für die regulären Bratwürste, die durch die Poulet Basis auch muslimischen Gästen angeboten werden konnte.
Bar
Mengen und Getränkeauswahl
Kategorie | Sorte | Fla/Geb | Anz Geb | ltr/Glas | Preis | Kosten |
Bier | Appenzeller Quöllfrisch Lager Hell 4.8% | 1 | 8 | 0,3 | 4 | 1,02 |
Rotwein | Gamay Rouge Romand VDP 13.5% | 15 | 4 | 0,2 | 5 | 2,00 |
Weisswein | Féerie La Côte Rivaz AOC 11.5% | 15 | 4 | 0,2 | 5 | 2,26 |
Softdrink | Eistee, Alp Tea Classic BIO Tetra | 12 | 6 | 0,3 | 3 | 0,56 |
Vivi Kola Klassisch PET | 6 | 6 | 0,3 | 3 | 0,57 | |
Elmer Citro PET | 6 | 6 | 0,3 | 3 | 0,47 | |
Thomas Henry Tonic Water PET | 6 | 4 | 0,3 | 3 | 0,69 | |
Cocktail | Gin Tonic | 0,2 | 7 | 1,98 | ||
Cuba Libre | 0,2 | 7 | 2,05 | |||
Aperol Spritz | 0,2 | 7 | 4,31 |
Lieferant
Personal
Erfahrungen
Buffet
Bei der Buffetplanung wurden verschiedene Aspekte berücksichtigt, neben veganen und vegetarischen Optionen wurde Wert auf Laktosefreie und Glutenfreie Angebote gelegt. Am Buffet ausgelegte Schilder gaben die Inhaltsdeklaration an. Das Buffetpersonal wurde über Inhaltsstoffe und Zutaten aufgeklärt.
Weitere Aspekte bei der Planung waren das einbinden von eigenen Produkten, Diversität im Angebot (z.B. Kinderfreundliche Angebote), Kostenfaktor, Arbeitsaufwand und Handhabung. Durch die nicht klar abschätzbare Menge an Besuchern wurde eingeplant, einen Grossteil der Angebote vorzubereiten jedoch mit der Option bei Bedarf schnell Nachschub fertigen zu können.
Im Hauptgebäude wurden 3 grosse Tische zu einem Thekenbereich aufgebaut. Das Buffet wurde immer von min. 2 Personen betreut die die Verrechnung sowie die Ausgabe vornahmen. Die Portionsgrösse wurde dabei nicht klar definiert, nur als Richtwert aufgefasst, der nach Ermessen bewertet wurde.
Einkauf
Die Waren für das Buffet wurden durch 3 unterschiedliche Quellen neben dem eigenen Gemüse bezogen:
https://www.aldi-now.ch/de/ Wurde für die Lieferung am Samstagmittag für Brotwaren gewählt
https://www.coop.ch/ Wurde für die Grossbestellung aller benötigen Zutaten am Freitag Nachmittag gewählt
Im lokalen Maximsupermarkt wurde Kräuter und internationale Spezialitäten bezogen-
Durch die Bestellungen fielen kleinere Liefergebühren an, der Arbeitsaufwand konnte aber minimiert werden. Die Lieferungen an den gewählten Zeitpunkten erfolgen termingetreu und vollständig.
Salate
An Salaten wurde folgende Optionen gestellt:
Item | Menge | Ernährung | Kommentar |
---|---|---|---|
Kartoffelsalat | Rund 35 Portionen | Vegan | Kartoffeln aus dem Garten |
Bulgursalat | Aus 2.5 kg Bulgur und Gemüse | Vegan | Gemüse aus dem Garten |
Nudelsalat (Apfel & Käse) | Aus 4 kg Pasta | Vegetarisch | Etwas zu viel |
Nudelsalat (Rucola & Pesto) | Aus 3 kg Pasta | Vegetarisch | |
Hirtensalat | 2 grosse Salatschüsseln | Vegetarisch | |
Tofucrumble | 1 grosse Salatschüssel | Vegan | Scharf |
Rüeblisalat | Aus 4 kg | Vegan | Zu viel |
Die kalkulierte Menge an Salat wurde auf Annahme von 200g pP berechnet. Ebenso wurden rund 200 Portionen vorbereitet. Auf grünen Salat wurde wegen des Platzbedarfs verzichtet. U.a. für Nudelsalat und Bulgursalat waren haltbare Zutaten vorhanden um ggf. welchen nachzubereiten. Die Salate wurden kühl in dafür gekauften verschliessbaren Kunststoffboxen gelagert und Chargenweise auf das Buffet gebracht. Ca 80% der Salate konnten ausgegeben werden, klare Präferenzen konnten nicht erkannt werden.
Alle Salate wurden zu einem Preis von 3 CHF pP verkauft bei einem durchschnittlichen Selbstkostenpreis von rund 1 CHF.
Dipps
Item | Menge | Ernährung | Kommentar |
---|---|---|---|
Hummus | Aus 3 kg Kichererbsen = 60 Portionen | Vegan | Sehr arbeitsintensiv |
Bohnenmus | Aus 3 kg Bohnen = 60 Portionen | Vegan | Gut vorzubereiten |
Zaziki | Aus 2.5 kg Milchprodukten = 35 Portionen | Vegetarisch | |
Frischkäsecreme | Aus 1.5 kg Milchprodukten = 20 Portionen | Vegetarisch | Beliebt |
Tapenade | Aus 2 kg getrocknetem Gemüse / Oliven = 30 Portionen | Vegan | Beliegt |
Mit der kalkulierten Menge von 100 g pP für einen Preis von 1 CHF wurde die Portionsgrösse deutlich überschätzt. Die übrigen Dipps wurden im Anschluss an die Mitglieder von Meh als Gmües ausgegeben um Food-Waste entgegen zu wirken.
Brot
Es wurden diverse verschiedene Brote frisch durch den Lieferservice bezogen. Die Brotmenge wurde auf rund 80 g pP geschätzt. Diese Schätzung lag zu hoch, wobei hier auch die Ausgabe von Stockbrot einen Einfluss gehabt haben könnte. Der durchschnittliche Portionspreis von 0.6 CHF stand einem Verkaufspreis von 1 CHF gegenüber. Brot wurde geschnitten und am Buffet ausgegeben.
Desserts
Während am Nachmittag eine starke Nachfrage nach Kuchen bestand, wurden am Abend die klassischeren Creme-Desserts nachgefragt.
An Kuchen wurden 20 Stücke Zuchettikuchen sowie 50 Stücke Fantakuchen ausgeben. Mehr hätten problemlos verkauft werden können. Zudem wurde ein Bananenbrot gestiftet. Der Preis pro Kucheneinheit lag bei 2 CHF pP
Am Abend konnten 25 Portionen Tiramisu sowie rund 50 Portionen Cremdessert (Schwarzwälderkirsch) ausgeben werden zu einem Preis von 3 - 4 CHF. Auch hier war Nachfrage grösser als Angebot.
Snacks
Es wurden Snacks zur Verfügung gestellt um eine positivere Stimmung zu erzeugen und aufrecht zu erhalten und ebenso Durst anzuregen. Dazu wurden primär Salzstangen aber auch schokolierte Erdnüsse angeboten. Popcorn wurde eingekauft als Rohware jedoch nicht zubereitet.
Specials
Neben den klassischen Bestandteilen einer Grillfeier wurden weitere Produkte angeboten
- Stockbrot wurde in drei Variationen angeboten (Schokolade, Pizza, Nature). Der Teig wurde mit wenig Hefe am Vortag angesetzt und bei Bedarf in kleineren Chargen aus dem Kühlraum genommen. Es wurde insgesamt 6kg Stockbrotteig vorbereitet. Am beliebtesten war die Schokoladen-Variante. Zu einer "handvoll" Teig wurde ein Holzspiess gereicht (der zurück gebracht werden sollte) um das Schlangenbrot auf der Feuerschale zuzubereiten. Mit dem geringen Preis von 1 CHF / Portion Teig sollte der Unterhaltungsfaktor für Kinder unterstrichen werden.
- Es wurden weiterhin normale Hotdogs angeboten. Die Würste wurden dazu im warmen Wasser am Buffet gelagert und ausgegeben. Vegetarische Alternativen wurden mehrfach nachgefragt. Die Hotdogs dienten vor allem als Angebot für selektive Esser sowie als einfach und herzhafte Überbrückung bis zur abendlichen Grillstimmung. Von den 50 Hotdogs wurden 90% ausgeben zu einem Stückpreis von 2 CHF bei einem Selbstkostenpreis von ca 1 CHF.
- Schoko-Bananen stellten eine weitere Dessertoption dar. Die Bananen wurden mit Bio Schokolade angeboten für 2 CHF. Von den 10 kg Bananen konnten rund 6 kg verkauft werden.
Item | Anzahl verfügbar | Anzahl verkauft | Verkaufte Ware | Selbstkosten | Verkauf | Marge |
---|---|---|---|---|---|---|
Stockbrot | 50 - 60 | 50-60 | 100% | ~ 0.4 CHF | 1 CHF | 250 % |
Hotdogs | 50 | 45 | 90% | ~ 1.0 CHF | 250 % | |
Schokobananen | 80 | 40 | 50% | ~ 0.8 CHF | 2 CHF | 250 % |
Ausgeschriebene Arbeitseinsätze
Diverse Blöcke an Arbeitseinsätzen wurden ausgeschrieben.
Die Belegen für die Buffetvorbereitung war bei dem vorhandenen Aufwand mit 3 Helfern ideal. Für den Grill wären 2 Personen pro Einsatz als Ablöse besser gewesen. Mehr Einsätze hätte es für den Abbau am Sonntag bedurft. Die Wechselturnus um 19.00 Uhr war unglücklich gewählt, da zu dieser Zeit die meisten Gäste im Garten waren.
Dienstag, 5. Juli 2022 | ||
18:00 - 22:00 | 0/1 | Flyer verteilen |
Freitag, 8. Juli 2022 | ||
15:00 - 19:00 | 2/3 | Essen vorbereiten |
Samstag, 9. Juli 2022 | ||
11:00 - 15:00 | 4/4 | Aufbau |
11:00 - 15:00 | 4/5 | Essen vorbereiten |
15:00 - 19:00 | 4/4 | Barbetrieb 1 |
15:00 - 19:00 | 2/2 | Buffetbetrieb 1 |
15:00 - 19:00 | 1/2 | Feuer und Grill 1 |
15:00 - 19:00 | 1/5 | Kinderbetreuung |
19:00 - 23:00 | 4/4 | Barbetrieb 2 |
19:00 - 23:00 | 2/2 | Buffetbetrieb 2 |
19:00 - 23:00 | 2/2 | Feuer und Grill 2 |
Allgemeine Checkliste für eine Sommerfestplanung
- Frühzeitige Terminfestlegung
- Genehmigung beantragen
- Kommunikation intern
- Kommunikation extern
- Werbestrategie
- Organisation Rahmenprogram
- Verteilung der Verantwortlichkeiten
- Detailplanung
- Ausschreibung von Einsätzen
- Angebot bestimmen: Vegetarisch und Vegan
- Aufbauarbeiten und Aufräumarbeiten
- Kassenvorbereitungen (TWINT; Bankaccount, Wechselgeld)
Kennzahlen
Preise
Item | Preis | Item | Preis | |
---|---|---|---|---|
Salat | 3 | Bier | 4 | |
Dipp | 1 | Wein | 5 | |
Brot | 1 | Softdrinks | 3 | |
Dessert | 3-4 | Coctails | 7 | |
Hotdog | 2 | Sirup | 0 | |
Kuchen | 2 | Hahnenwasser | 0 | |
Schlangenbrot | 2 | |||
Schokobanane | 2 | |||
Gemüsespiess | 3 | |||
Tempeh | 5 | |||
Brennesselwurst | 6 | |||
Merguez | 3 | |||
Bratwurst | 3 |
Einnahmen / Ausgaben
Besucher
Es wurden zur Besucherstärksten Zeit rund 120 Erwachsene und 60 Kinder geschätzt. Mit den bereits abgereisten und später hinzugekommen Gästen kann die Gesamtanzahl der Gäste auf 200+ beziffert werden.